Le présent addenda s'applique aux studios et aux organisateurs individuels qui utilisent Quorin pour traiter des renseignements sur les locataires, le personnel et les clients des cours. Il s'agit d'un addenda public sur page web, et non d'un flux d'addenda téléchargeable. La version incorporée au contrat de service applicable identifie les conditions convenues de traitement des données.

Les présentes conditions de traitement des données s'appliquent lorsque Quorin traite des renseignements personnels pour le compte d'un studio ou d'un organisateur individuel en vertu du contrat de service applicable. Le studio ou l'organisateur concerné détermine les fins de sa gestion des clients, sous réserve de la loi applicable. Quorin traite ces renseignements pour exécuter les services convenus et les instructions licites documentées. Chaque partie demeure responsable des traitements qu'elle effectue pour ses propres fins, notamment les dossiers applicables de compte, de sécurité et de transactions exigés par la loi. La qualification juridique de chaque rôle dépend de la loi sur la protection des renseignements personnels applicable et du traitement réellement effectué.

Quorin traite les renseignements personnels pour le compte du studio ou de l'organisateur uniquement pour exécuter les services convenus et les instructions licites documentées, notamment les réservations, listes de participants, paiements, communications et accès aux comptes. Les paramètres du studio, les conditions locataires générées, les addendas locataires et les politiques destinées aux locataires sont des instructions et responsabilités du studio uniquement dans la mesure où ils sont licites. Les instructions de l'organisateur sont soumises à la même limite. L'amélioration générale du produit ne constitue pas une autorisation illimitée de réutiliser les renseignements des clients à une autre fin. Chaque partie demeure assujettie à ses propres fondements licites et obligations pour les traitements qu'elle effectue à ses propres fins.

Les données traitées peuvent inclure les noms, numéros de téléphone, courriels, rôles studio et organisateur, achats de cours et présences, détails de réservation, choix de salles et de tarifs, état des paiements, identifiants de fournisseurs de paiement, journaux de communication, contenu de soutien et contenu soumis par les utilisateurs aux fonctions d'intelligence artificielle, événements d'audit, données d'appareil et de sécurité, et dossiers d'utilisation.

Quorin doit protéger les renseignements personnels traités en vertu du présent addenda au moyen de mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées à leur sensibilité et aux risques du traitement, conformément à la loi applicable. Les contrôles de la plateforme comprennent l'authentification, les restrictions selon les rôles et les dossiers d'audit opérationnels. L'accès aux renseignements confidentiels doit être limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour les services convenus et qui sont assujetties à des obligations de confidentialité. Ces obligations se poursuivent après la fin de leur accès ou des services. Aucune plateforme ni aucun mode de transmission ne garantit une sécurité absolue.

Quorin utilise des fournisseurs pour les fonctions activées d'hébergement, de base de données, d'authentification, de stockage, de paiement, de courriel, de SMS, d'analyse et d'intelligence artificielle. Lorsqu'un fournisseur traite des renseignements personnels pour le compte de Quorin afin d'exécuter ces services, Quorin doit limiter la communication aux renseignements nécessaires et exiger des protections adaptées au traitement et à la loi applicable. Quorin demeure responsable de son propre choix, de ses instructions et de ses obligations concernant ces fournisseurs. Un fournisseur peut traiter séparément des renseignements pour ses propres fins licites selon les conditions qui lui sont applicables; ce rôle ne lui transfère pas les obligations propres à Quorin.

Les renseignements personnels peuvent être traités au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres lieux utilisés pour les services activés. Avant qu'un transfert ou un arrangement de traitement soit mis en œuvre, chaque partie doit effectuer les évaluations et mettre en place les protections que la loi applicable lui impose. Lorsque Quorin traite des renseignements pour le compte d'un studio ou d'un organisateur, elle doit fournir les renseignements sur son traitement raisonnablement nécessaires à l'évaluation légalement requise de cette partie. La présente clause ne constitue pas elle-même une évaluation, n'autorise pas un transfert interdit par la loi et ne garantit pas le stockage dans un pays donné.

Quorin doit collaborer avec le studio ou l'organisateur pour répondre aux demandes et questions concernant les renseignements traités pour son compte et fournir l'assistance et l'accès exigés par la loi applicable. Les demandes concernant les traitements propres à Quorin peuvent être envoyées à hello@quorin.studio. Chaque partie demeure responsable de ses propres avis aux personnes concernées et aux autorités.

Quorin doit aviser le studio ou l'organisateur des événements de confidentialité touchant les renseignements traités pour son compte et permettre les vérifications légalement requises, conformément aux critères et délais légaux applicables.

À la fin du mandat ou du contrat de service, Quorin doit cesser d'utiliser les renseignements traités uniquement pour le compte du studio ou de l'organisateur et les retourner ou les supprimer de façon sécuritaire conformément à la loi applicable et aux instructions licites documentées. Quorin doit continuer de protéger tout renseignement légalement conservé et limiter son utilisation à la fin justifiant cette conservation.

Les renseignements que Quorin traite légalement pour ses propres fins sont régis par la Politique de confidentialité et les exigences de conservation applicables. Le seul fait de qualifier un document de dossier d'audit, de sauvegarde ou de dossier de plateforme ne justifie pas sa conservation. Les limites de la plateforme n'écartent pas les obligations légales de suppression ou de retour. Le présent addenda ne promet ni purge automatisée immédiate ni exportation en libre-service de tous les dossiers.

Le présent addenda est destiné à être régi par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada applicables, sauf si une loi impérative exige autrement.

Lorsque l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec s'applique, Quorin doit aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels du studio ou de l'organisateur de toute violation ou tentative de violation, par quiconque, d'une obligation de confidentialité concernant les renseignements communiqués à Quorin. Quorin doit aussi permettre à ce responsable de vérifier le respect des exigences de confidentialité. Cette obligation ne se limite pas à un incident confirmé ni à un constat de préjudice sérieux. Les autres exigences et délais de notification applicables continuent de s'appliquer.

En particulier, lorsque l'article 18.3 de la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'applique, Quorin ne doit pas conserver ces renseignements délégués après l'expiration du mandat ou du contrat, sauf lorsque la loi exige leur conservation.