Gérer les réservations

Créer une réservation

Sélectionnez une plage libre au calendrier, ou utilisez Nouvelle réservation sur la page Réservations. Remplissez le formulaire, puis Créer la réservation.

• Pour qui est cette réservation ? choisit Un locataire ou Le studio. Une réservation du studio bloque la salle pour votre propre usage : rien n’est facturé et aucune notification n’est envoyée au locataire.
• Locataire cherche parmi vos locataires. Pour une nouvelle personne, Créer un nouveau locataire demande un nom et un numéro de téléphone ; le courriel est facultatif.
• Le statut est Confirmée ou Provisoire. Une réservation provisoire retient la plage sans la confirmer, ne doit rien, et s’annule ou se modifie toujours sans frais.
• Seul un admin peut créer une réservation ponctuelle de locataire sans tarif, ou réserver en dehors de votre fenêtre de réservation.

Le paiement à la création

• Si le locataire a une carte enregistrée et que Stripe est connecté, Ce qui arrive à l’argent s’affiche d’abord. Pour une réservation ponctuelle, vous pouvez prélever le total sur cette carte maintenant ou créer la réservation impayée. Si votre politique prévoit une annulation gratuite et qu’elle n’est pas encore terminée, vous pouvez aussi planifier le prélèvement pour la fin de celle-ci, et cette option est déjà sélectionnée.
• Sans carte enregistrée, ou si Stripe n’est pas connecté, la réservation est créée impayée. Percevez le paiement plus tard depuis sa fiche.
• Si le locataire est facturé à la journée ou à la semaine, rien n’est prélevé séparément. La confirmation indique que la réservation s’ajoute à sa facture quotidienne ou hebdomadaire.

Modifier une réservation

Sélectionnez la réservation, puis Modifier la réservation pour changer sa salle, sa date ou ses heures, ou son tarif.

• Quand le prix monte et que le locataire a une carte enregistrée, vous choisissez de prélever la différence maintenant ou plus tard. Quand il baisse et que les paiements par carte de la réservation couvrent le remboursement, vous choisissez de rembourser maintenant ou de laisser un crédit.
• Pour un locataire facturé à la journée ou à la semaine, la différence s’ajoute à la facture de cette période.
• Pendant votre délai de modification tardive, les frais de modification tardive de votre politique s’appliquent seulement à ce que la modification libère : des heures retirées ou déplacées et, pour le personnel, une baisse de prix. Un admin peut décocher Facturer les frais de modification tardive sur la valeur libérée ; le personnel ne le peut pas.
• Là où votre politique refuse les modifications tardives, le personnel ne peut pas modifier une réservation confirmée pendant ce délai.
• Une réservation provisoire s’ouvre sur Cette réservation est provisoire avec Marquer comme confirmée. Pour une réservation ponctuelle, la confirmer démarre le paiement comme si elle venait d’être créée. Pour une date d’une série récurrente, seule cette date est confirmée ; la page de la série démarre les paiements de la série.

Annuler une réservation

Annuler la réservation ouvre l’annulation avec ce que dit votre politique pour cette réservation ; Conserver la réservation permet de revenir en arrière.

• Pendant le délai d’annulation gratuite, il n’y a pas de frais. Après, les frais d’annulation tardive s’appliquent, et seul un admin peut décocher Facturer les frais d’annulation tardive. Là où votre politique refuse les annulations tardives, seul un admin peut annuler, et les frais correspondent au prix complet de la réservation. Le personnel ne peut pas annuler une réservation déjà commencée.
• Ce qui a été payé sert d’abord à couvrir les frais. Ce qui reste est dû au locataire : quand l’annulation peut le rembourser sur sa carte, elle demande s’il faut le faire maintenant ; sinon, il reste sur la réservation comme remboursement dû.
• Quand les frais dépassent ce qui a été payé et qu’un montant peut être prélevé sur la carte enregistrée du locataire, vous choisissez : prélever le reste sur cette carte maintenant, ou le laisser au solde dû. Sinon, il reste au solde dû.

Percevoir ce qu’une réservation doit

Sous Actions, la fiche affiche Encaisser le paiement ou Envoyer le lien de paiement, selon que le locataire a une carte enregistrée ou non, et Enregistrer un paiement externe dans les deux cas. Le montant est le solde de la réservation : son prix et ses frais, taxes comprises, moins les paiements enregistrés sur elle.

• Encaisser le paiement (une carte enregistrée) : Charger la carte enregistrée ? indique le montant, et le prélèvement se fait dès que vous confirmez.
• Envoyer le lien de paiement (aucune carte enregistrée) : envoie par texto ou par courriel un lien vers une page de paiement, au locataire ou à un autre numéro ou une autre adresse que vous saisissez. Rien n’est prélevé maintenant.
• Enregistrer un paiement externe : de l’argent perçu hors de Quorin, comme du comptant ou un terminal. Consultez le paiement à l’accueil.

Encaisser le paiement et Envoyer le lien de paiement demandent tous deux que Stripe soit connecté. Aucun des deux n’apparaît quand un prélèvement est planifié, ni pour un locataire facturé à la journée ou à la semaine.

Planifier un paiement par carte enregistrée

Sur une réservation ponctuelle confirmée qui a un solde dû et dont le locataire a une carte enregistrée, Planifier le paiement prévoit le prélèvement de ce solde à la fin de l’annulation gratuite : le début, moins ses heures d’annulation gratuite. La confirmation nomme le montant, la carte et l’heure. L’option n’est pas offerte une fois ce moment passé (utilisez Encaisser le paiement), quand votre politique ne prévoit pas d’annulation gratuite, quand un prélèvement est déjà planifié, sur une réservation d’une série récurrente, ni pour un locataire facturé à la journée ou à la semaine.

Annuler le prélèvement planifié retire un prélèvement prévu qui n’a pas commencé. Le solde reste dû.

Aviser le locataire

Créer, modifier, confirmer et annuler une réservation, et percevoir ou enregistrer un paiement, se confirment chacun avec Aviser le locataire, déjà coché. Si vous décochez la case, cette action n’envoie au locataire aucun texto ni courriel, reçus compris. Les prélèvements planifiés et les rappels ultérieurs partent quand même. La case n’est pas offerte pour une réservation du studio, ni quand vous créez une réservation provisoire.