Le concierge IA

Il répond en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle la personne écrit.

Pour vos locataires

• Là où votre studio prend des réservations en ligne, les locataires l’ouvrent avec Demander à l’IA sur votre page de réservation. Il s’ouvre de lui-même pour un visiteur non connecté, jusqu’à ce qu’il le ferme pour cette visite.
• Il trouve les plages libres, donne vos tarifs, aide à choisir une salle et un tarif, et prépare la réservation. Le locataire confirme dans le résumé de réservation affiché dans le clavardage, qui s’occupe de la connexion, des règles de la salle et du paiement.
• Il ne prépare des séries hebdomadaires que là où les locataires peuvent réserver des séries eux-mêmes.
• Il s’en tient aux réservations à votre studio et au fonctionnement de Quorin. Quand une demande ne peut pas se faire en ligne — une date au-delà de votre fenêtre de réservation, une série que le locataire ne peut pas commencer en ligne —, il le dit et, si votre studio a publié un courriel ou un téléphone public, l’y dirige.
• Chaque plan comprend une quantité mensuelle d’utilisation du concierge, partagée avec le concierge de l’administration. Avec une carte enregistrée, il continue de répondre au-delà de cette quantité et l’utilisation supplémentaire peut être facturée sur votre prochaine facture, jusqu’à une limite de sécurité. Sans carte, ou pendant qu’un paiement échoue, le clavardage dirige plutôt les locataires vers le formulaire de réservation une fois la quantité atteinte.

Dans Paramètres › Page de réservation, Consignes du concierge IA donne au concierge des locataires jusqu’à 2 000 caractères de règles maison, de ton ou de rappels. Il les traite comme des indications : elles ne peuvent pas changer vos prix, vos disponibilités ni vos règles de réservation, et le concierge de l’administration ne les lit pas.

Pour vous et votre personnel

Concierge IA, dans le menu de l’administration, est ouvert aux administrateurs et au personnel. Il vérifie les disponibilités, trouve les tarifs, évalue si une salle convient selon vos règles, étudie les disponibilités d’une série hebdomadaire et prépare des réservations ponctuelles. Avec le nom et le téléphone du locataire, il affiche une proposition ; la réservation n’est créée, confirmée, que lorsque vous appuyez sur la confirmation de la proposition.

• Si la réservation entraîne un prélèvement sur la carte du locataire, la proposition l’indique et le concierge vous demande de le confirmer d’abord. Vous pouvez plutôt demander la réservation sans paiement.
• Un administrateur peut lui demander de passer outre la réservation maximale à l’avance, les heures d’ouverture, les fermetures, l’écart minimal, les restrictions de tarif ou les durées minimales, et pour un administrateur il passe outre le plafond de réservations d’un locataire avec un avertissement ; la proposition nomme chacune de ces exceptions. Le personnel ne le peut pas, et une réservation qui en chevauche une autre n’est jamais permise.
• Quand la quantité mensuelle arrête le concierge, un administrateur est dirigé vers la facturation et le personnel est invité à s’adresser à un administrateur.

Questions sur le fonctionnement de Quorin

Les deux concierges répondent aux questions sur le fonctionnement de Quorin à partir de ces articles d’aide, et terminent par un lien vers l’article utilisé. Le concierge de vos locataires lit l’aide pour les locataires et pour les participants aux cours ; le vôtre lit l’aide pour les studios et pour les locataires. Les articles sur les cours ne sont offerts que si votre studio offre des cours. Quand les règles propres à votre studio diffèrent d’un article, vos règles l’emportent, et un article ne permet jamais au concierge d’en faire plus que ses limites. Quand aucun article ne couvre une question, il le dit au lieu de deviner.

Ce qu’il ne peut pas faire

• Modifier, annuler, rembourser ou facturer une réservation qui existe déjà.
• Créer une série hebdomadaire pour vous : il peut en vérifier les disponibilités, puis vous indique de réserver la série vous-même.
• Vous dire qu’une réservation a été créée ou qu’un montant a été prélevé sur une carte : la proposition elle-même vous montre ce qui s’est passé.
• Demander les renseignements de paiement d’un locataire.